Нещодавно всім партнерам Гарантованого покупця на електронні адреси були надіслані інструкції з підпису файлів довільних форматів для оперативної обробки електронних документів з кваліфікованим електронним підписом (далі-КЕП). Необхідність цієї процедури обумовлено введенням електронного документообігу під час воєнного стану. Саме тому "Гарантований покупець" звернувся до всіх контрагентів з проханням надсилати електронні документи у форматі, придатному до подальшого використання в роботі, та з можливістю перевірки електронних підписів. А саме, у відповідності до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Фахівці департаменту інформаційних технологій підготували коротку наочну інструкцію, як підписувати документи у вірному форматі.

Нагадаємо основні тези цієї інструкції.

Формат документа. Електронні документи рекомендовано зберігати у форматі PDF. Для цього під час зберігання файлу треба вибрати тип PDF. Приклад на малюнках нижче. 

ВАЖЛИВО! Формування підпису має бути окремо від файлу. Завдяки такому способу формування КЕП документи можна буде зберігати та обробляти без попередньої перевірки та зняття підпису.

ПРИКЛАДИ НАКЛАДАННЯ КЕП НА ФАЙЛИ 

ПРИКЛАД 1 – Формування КЕП за допомогою програми ЦСК «ІІТ Користувач ЦСК-1»

1 КРОК. Після встановлення та попереднього налаштування програми на головному екрані необхідно вибрати пункт «Підписати файли»

2 КРОК. Після ініціалізації ключа відкриється вікно, в якому необхідно вибрати файли для підпису, та варіанти самого КЕП.

3 КРОК. В налаштуваннях необхідно вибрати наступні пункти:

1. ЕЦП у зовнішньому файлі

2. Додати сертифікат

4 КРОК. У полі «Формат ЕЦП» необхідно вибрати «з повними даними для перевірки»

5 КРОК. За необхідності можна вибрати окремий каталог (папку), в якій будуть зберігатися файли підпису. Для зручності рекомендується спочатку створити необхідний каталог, помістити в нього файли для підпису, і в цей же каталог зберігати створені КЕП.

6 КРОК. Після встановлення налаштувань можна підписувати вибрані файли.

7 КРОК. Після підпису файлу він залишається у вибраному каталозі без змін і до нього додається КЕП, який має схожу назву, інший формат і має менший об’єм.

8 КРОК. Файли, які зображено на малюнку, необхідно передавати кореспондентам для подальшої обробки.

Важливо! Підписів може бути декілька. В такому разі файл, на який накладається КЕП, залишається в єдиному екземплярі, а самих КЕП  до цього файлу може бути стільки, скільки цього потребує робочий процес. 

ПРИКЛАД 2 - Формування КЕП за допомогою сайту «Центральний засвідчувальний орган»(https://czo.gov.ua/)

1 КРОК. На головній сторінці сайту необхідно вибрати пункти: «Довірчі послуги» - «Підписати документ»

2 КРОК. Далі необхідно вибрати пункт «Підписати файл за допомогою електронного підпису»

3 КРОК. Після ініціалізації ключа необхідно вибрати параметри підпису, які є аналогічними з параметрами  програми ЦСК «ІІТ Користувач ЦСК-1»

4 КРОК. Приклад формату підпису та типу – на малюнку нижче (CAdES-X Long, Підпис та дані в окремих файлах). 

Сподіваємося, що дана інструкція полегшить та прискорить нашу спільну роботу. У разі виникнення питань –  надсилайте свої листи нашим фахівцям департаменту інформаційних технологій на пошту dit@gpee.com.ua